Enswitch - Créer un code de fonctionnalité pour l'itinéraire de vacances
Découvrez comment configurer et implémenter un code de fonctionnalité qui diffuse un message de vacances aux appelants avant de transférer leur appel.
Written by Val Campos
Updated at October 31st, 2023
Portée : seuls les utilisateurs administrateurs Enswitch pourront créer de nouveaux codes de fonctionnalité.
Implémenter un code de fonctionnalité de message de vacances
L'utilisation d'un code de fonction est une méthode efficace pour ajouter un message de vacances que les appelants pourront entendre avant que leur appel ne soit transféré.
Ce code de fonction agirait comme un « arrêt » où le message d'accueil de vacances serait diffusé avant que l'appelant ne soit redirigé vers sa destination finale.
✔ L'utilisation d'un code de fonction est une excellente solution si vous souhaitez qu'un message de vacances soit diffusé avant qu'un appelant ne soit acheminé vers la boîte aux lettres d'un utilisateur ou vers le numéro de téléphone d'un service de réponse téléphonique.
Configurer le code de fonctionnalité
Pour ajouter un message de vacances dans le routage d'un numéro pour les appels renvoyés ailleurs, un code de fonction doit être configuré.
Pour configurer un code de fonction qui achemine les appels de vacances…
- Accédez à Fonctionnalités → Codes de fonctionnalité .
- Cliquez sur le bouton Nouveau >> .
- Dans la section Paramètres du code de fonctionnalité de la page Nouveau code de fonctionnalité , renseignez les informations suivantes :
- * Code de fonctionnalité - Tapez un ensemble unique de chiffres (avec ou sans étoile *) que le système utilisera.
DANGER : N'utilisez PAS de numéro N11 , tel que 911, 211 ou 411.
- Description - Si nécessaire, donnez une description au code de fonctionnalité, telle que « Message de vacances » .
- Propriétaire - Si nécessaire, sélectionnez un utilisateur pouvant modifier ce code de fonctionnalité dans le portail Web.
- Autoriser les appelants à saisir ce code de fonction dans le standard et les IVR - Définissez cette option sur Non pour empêcher les appelants de composer ce code de fonction pour suivre votre itinéraire de vacances.
- * Code de fonctionnalité - Tapez un ensemble unique de chiffres (avec ou sans étoile *) que le système utilisera.
- Dans la section Acheminer les appels vers , utilisez la liste déroulante Destination par défaut pour sélectionner le type de destination des appels transférés.
- Dans la deuxième liste déroulante , sélectionnez ou saisissez la destination spécifique des appels transférés.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
- Cliquez sur Revenir à la liste des codes de fonctionnalité >> .
✔ Vous devriez maintenant voir ce nouveau code de fonctionnalité dans votre liste de codes de fonctionnalité.
Ajouter un message au code de fonctionnalité
Maintenant que nous avons créé un code de fonctionnalité qui acheminera les appels de vacances là où ils doivent aller, un message d'accueil de vacances devra être ajouté qui sera diffusé avant que l'appel ne soit acheminé.
Pour ajouter un message de vacances au code de fonctionnalité…
- Cliquez sur le code de fonctionnalité du message de vacances créé.
- Dans la section Message d'annonce , effectuez l'une des opérations suivantes :
- Utilisez la liste déroulante Fichier son à utiliser pour sélectionner un fichier son enregistré .
- Cliquez sur le bouton Choisir un fichier pour sélectionner et télécharger un fichier audio .wav depuis votre PC.
DANGER : Le fichier audio doit être au format .WAV, monocanal et au format 8000 Hz pour être correctement lu dans le système téléphonique.
Pour convertir votre fichier audio, utilisez ce site Web pratique :
G711.org - Convertisseur de fichiers téléphoniques
Lorsque vous utilisez ce site Web pour convertir le fichier, sélectionnez l'option « Définition standard » pour le format de sortie .Exemple de messages d'accueil par synthèse vocale pour les jours fériés aux États-Unis
Si vous n'avez pas les moyens d'enregistrer un message d'accueil pour les vacances, vous pouvez utiliser l'un de ces exemples de messages de vacances à la place.
Cliquez sur les boutons ci-dessous pour télécharger et écouter ces exemples de salutations créées à l'aide de la synthèse vocale.
Ne mentionnez pas laisser de message
Si vous acheminez les appels pendant les vacances vers une boîte aux lettres pour permettre aux appelants de laisser un message vocal, il peut être préférable de ne pas demander aux appelants de laisser un message pendant les vacances. Avoir à la fois un message de vacances et une mention de message d'accueil dans une boîte aux lettres peut semer la confusion chez certains appelants.
Si votre boîte aux lettres demande déjà aux appelants de laisser un message, n'hésitez pas à utiliser ces messages d'accueil ci-dessous.
✔ Ces messages d'accueil de vacances sont utiles pour les fonctions, telles qu'un standard automatique de vacances ou un menu IVR, qui acheminent les appelants vers le numéro de téléphone d'un service de réponse ou vers une boîte aux lettres dotée de son propre message d'accueil .
Voeux de vacances génériques
Si vous préférez que le message utilisé ne mentionne pas le nom de la fête, vous pouvez télécharger et utiliser ce message d'accueil :
Exemple de voeux de vacances
✔ L'utilisation de ce message d'accueil peut vous aider à éviter d'avoir à penser à changer le message d'accueil pour chaque jour férié.
Nouvelles années
Exemple de voeux pour le réveillon du Nouvel An
Noël
Si vous préférez que votre message de Noël dise « Joyeux Noël », vous pouvez télécharger et utiliser ce message de vœux :
Exemple de voeux de joyeux Noël
Si vous préférez que votre message de Noël dise « Joyeuses fêtes », vous pouvez télécharger et utiliser ce message d'accueil :
Action de grâces
Exemple de voeux de Thanksgiving
Fête du travail
Exemple de voeux pour la fête du Travail
Jour du Souvenir
Exemple de voeux pour le Memorial Day
Jour de l'indépendance
Si vous souhaitez que votre message pour le Jour de l'Indépendance dise « 4 juillet », vous pouvez télécharger et utiliser ce message d'accueil :
Si vous souhaitez que votre message du Jour de l'Indépendance dise « Jour de l'Indépendance », vous pouvez télécharger et utiliser ce message d'accueil :
Exemple de voeux pour le Jour de l'Indépendance
Mentionner Laisser un message
Si vous utilisez ces messages d'accueil pour une boîte aux lettres de vacances ou comme message d'accueil pour la boîte aux lettres d'un utilisateur, vous pouvez télécharger et utiliser ces messages de vacances. Ces vœux de vacances ci-dessous demandent aux appelants de laisser un message .
✔ Ces vœux de vacances sont utiles pour les boîtes aux lettres de vacances .
Si vous souhaitez remplacer le message d'accueil de la boîte aux lettres d'un utilisateur par un message de vacances , ces messages d'accueil peuvent également être utilisés.
Voeux de vacances génériques
Si vous préférez que le message utilisé ne mentionne pas le nom de la fête, vous pouvez télécharger et utiliser ce message d'accueil :
Exemple de voeux de vacances
✔ L'utilisation de ce message d'accueil peut vous aider à éviter d'avoir à penser à changer le message d'accueil pour chaque jour férié.
Nouvelles années
Exemple de voeux pour le réveillon du Nouvel An
Noël
Si vous préférez que votre message de Noël dise « Joyeux Noël », vous pouvez télécharger et utiliser ce message de vœux :
Exemple de voeux de joyeux Noël
Si vous préférez que votre message de Noël dise « Joyeuses fêtes », vous pouvez télécharger et utiliser ce message d'accueil :
Action de grâces
Exemple de voeux de Thanksgiving
Fête du travail
Exemple de voeux pour la fête du Travail
Jour du Souvenir
Exemple de voeux pour le Memorial Day
Jour de l'indépendance
Si vous souhaitez que votre message pour le Jour de l'Indépendance dise « 4 juillet », vous pouvez télécharger et utiliser ce message d'accueil :
Si vous souhaitez que votre message du Jour de l'Indépendance dise « Jour de l'Indépendance », vous pouvez télécharger et utiliser ce message d'accueil :
- Utilisez la liste déroulante Fichier son à utiliser pour sélectionner un fichier son enregistré .
- Cliquez sur le bouton Utiliser ou télécharger .
Utiliser le code de fonction de vacances dans un itinéraire temporel
Maintenant que le code de fonction a été configuré pour diffuser un message de vacances et acheminer les appels vers leur destination, le code de fonction devra être ajouté à l'itinéraire horaire d'un numéro de téléphone.
Remarque : Pour en savoir plus sur la création d'un itinéraire horaire de vacances, lisez cet article .
Pour définir un itinéraire horaire pour utiliser le code de fonction des messages de vacances…
- Accédez à Fonctionnalités → Numéros .
- Sélectionnez le numéro de téléphone à transférer pour les vacances.
- Dans la section Itinéraires horaires , cliquez sur le nom de votre itinéraire horaire de vacances.
- Utilisez la liste déroulante Transférer les appels correspondants vers pour sélectionner Code de fonctionnalité .
- Utilisez la deuxième liste déroulante pour sélectionner le code de fonctionnalité du message de vacances .
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
✔ Vous devriez maintenant voir le code de fonctionnalité vers lequel est acheminé l'itinéraire horaire des vacances.
Testez votre itinéraire de vacances
Pour confirmer que votre itinéraire de vacances est correctement mis en œuvre, il est recommandé de donner un appel test à votre numéro de téléphone.
Testez l'appel de votre numéro de téléphone
AVERTISSEMENT : Il est recommandé d' utiliser cette méthode si votre organisation n'est pas occupée à recevoir des appels afin de garantir que les appelants ne soient pas accidentellement acheminés via le routage des jours fériés.
Si votre organisation est trop occupée pour un appel test directement vers votre numéro de téléphone, envisagez de tester cet acheminement pendant le déjeuner ou en dehors des heures d'ouverture. Vous pouvez également tester ce routage en composant le code de fonction.
Pour tester votre itinéraire vacances en appelant le numéro de téléphone…
- Accédez à Fonctionnalités → Numéros .
- Cliquez sur le numéro de téléphone pour lequel l'itinéraire de vacances est défini.
- Dans la section Itinéraires horaires , cliquez sur Modifier le groupe horaire en regard de l'itinéraire horaire des vacances.
- Dans la section Périodes horaires , cliquez sur le bouton Nouveau >> .
- Dans la section Paramètres de période , utilisez la zone Description pour saisir une note sur cette période.
- Dans la section Quand la période commence et s'arrête chaque jour , sélectionnez une brève période pendant laquelle votre appel test sera passé.
- Dans la section Quels jours la période est active , sélectionnez le jour où vous passez cet appel test .
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
✔ Votre nouvelle période devrait maintenant apparaître dans la liste des périodes du groupe horaire de vacances.
- Appelez votre numéro de téléphone et confirmez que…
- Vous pouvez entendre le bon message de vacances .
- L' appel est acheminé vers la bonne destination .
- Une fois votre appel test terminé, vous pouvez sélectionner la période de test et cliquer sur le bouton Supprimer la sélection .
Test d'appel du code de fonctionnalité
Si votre entreprise est trop occupée pour passer un appel test directement vers votre numéro de téléphone, vous pouvez plutôt passer un appel test vers le code de fonction.
Pour tester votre itinéraire de vacances de cette manière, composez le code de fonction de message de vacances sur l'un de vos appareils fournis par SpectrumVoIP.
Confirmez que vous pouvez entendre le bon message de vacances avant que l'appel ne soit acheminé vers la bonne destination pour les appels de vacances.